利用Word郵件合并插入圖片
Word的郵件合并功能非常不錯,其基本思想就是定義一個Word模板,再選擇一個數據表格,然后將數據表格中的每條數據填入模板中形成一個頁面,并將根據所有數據生成的頁面組合起來形成一個新的文檔(輸出到新Word文檔或者打印機),這就是我們所需要的結果。
一般情況下,使用郵件合并都不會很費事,因為Word提供的郵件合并向導和郵件合并工具欄已經讓操作非常簡單易行了。但是,當合并一套員工卡的時候,問題就出來了:相片怎么合并進去呢?這個時候就得用“域”來往Word中插入圖片。這里,會用到一個叫"INCLUDEPICTURE"的Word域。先來看看這個域的用法(來自Word幫助文檔):
域用法:{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
"FileName" :圖形文件的名稱和位置。如果其中包含較長的帶空格文件名,請用引號引住。指定路徑(路徑:操作系統用來定位文件夾或文件的路徑,例如 C:\House finances\March.doc。)時,請以雙反斜杠替代單反斜杠。例如:“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”
Switches 開關,如下:
\c:Converter 指定要使用的圖形篩選。圖形篩選的文件名不帶有 .flt 擴展名,例如,輸入 pictim32 表示篩選文件 Pictim32.flt。
\d:圖形數據不隨文檔保存以減小文件長度。
注意一下:插入域的時候,包含域代碼的那一對大括號并不是手工輸入的。應該使用Ctrl+F9來插入域(此時會自動插入表示域的那一對大括號),并在其中填寫域代碼。
現在先來試驗一下通過域插入圖片。假設在C:\有一個圖片文件test.jpg,那么,在Word里按Ctrl+F9插入域,并填寫代碼 “INCLUDEPICTURE "C:\\test.jpg"”,注意C:后面是“\\”而不是“\”。現在保持光標在域中,按Shift+F9將代碼轉換為結果,也就是把圖片內容顯示出來。這時候如果什么也沒顯示,不要慌,按個F9刷新一下域就行了。其實,在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以顯示出來圖片。
INCLUDEPICTURE域已經試驗成功了,現在只需要在郵件合并的模板中插入INCLUDEPICTURE域,并在它的“FileName”參數中插入包含圖片地址的合并域,比如:{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" }
這里,用到的數據表格是:
…… 圖片地址
…… C:\\photo\\001.jpg
…… C:\\photo\\002.jpg
…… C:\\photo\\003.jpg
…… ……
現在,點擊郵件合并工具欄上的“查看合并數據”按鈕進入預覽狀態,并在INCLUDEPICTURE域上按F9刷新,可以看到圖片已經被成功插入到模板中了。不過圖片大小似乎不太合適,調整一下。
點擊郵件合并工具欄上的“合并到新文檔”按鈕,看看是不是大功告成?
不是……因為所有的圖片好像都是顯示的同一個人。沒關系,全選這個Word文檔,然后按F9對所有域進行刷新。這時候圖片應該都換成了正確的圖片,如果沒有――也許Word有這么個BUG――那你就先把這個文檔保存下來,關閉,再打開,全選,F9刷新。
圖片刷新的問題是解決了,但是又出現了另一個問題,圖片大小都變成調整前的了。也就是說,我們插入INCLUDEPICTURE域之后所做的調整,全都失效。查查Word的幫助文檔,可以找到,所有域代碼都可以有一個開關,用來保存對域結果進行的格式修改: \* MERGEFORMAT(注意前面的\*是必須的)。所以,將上面的INCLUDEPICTURE域代碼修改為{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" \* MERGEFORMAT }
在郵件合并模板中F9刷新顯示圖片,調整圖片,再合并成新文檔,刷新全部域――OK,這次全都是調整后的格式了。
最后還有一點不得不說明,圖片只有在應用“嵌入型”版式的時候才可以用于郵件合并。如果選成其它格式,雖然定位方便了,但是郵件合并的時候會不認它。如果確實需要靈活的定位,可以考慮插入一個文本框,去掉邊框等屬性,并在這個文本框里插入INCLUDEPICTURE域代碼,調文本框的位置即可。
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