Jensen Harris是掌管MS Office UI開發團隊的程序設計負責人，在Microsoft工作已近八年。開始的5年是從事Outlook郵件和PIM設計程序，之后領導團隊重新設計了發布在Office 2003中的Outlook 2003用戶界面。在完成了Office 2003后，來到了Office 用戶體驗團隊中工作。

　　Office界面的源頭

　　Microsoft使用早期的Apple雛形開發了Word 1.0，它于1984年發布在最初的Mac中。Multiplan和Chart也在512K Mac下開發，最后它們于1985年合在一起作為Microsoft Excel 1.0發布：第一個在Macintosh上使用的轟動一時的零售程序。

　　因此，早期的Microsoft Office程序根源于Mac，當然，也反映在用戶界面上。作為Mac的第一個和最大的軟件提供者，在最初的Macintosh上做的一些UI決定受Microsoft開發團隊的要求影響。當然，Office圖形化用戶界面(特別是頂級菜單條)的最基本的輪廓有它在第一個Macintosh版本中的根源。

　　Office界面的演變

　　下面首先以Word為例，介紹Office用戶界面的演進過程。

　　(1) Microsoft Word 1.0 for Windows于1989年發布，運行在Windows 386上。Word 1.0有一個應用程序級的菜單欄，這是從Mac的頂級菜單欄和顯示在Microsoft DOS程序底部菜單發展形成的。同時，Word 1.0也包含了新的界面元素：工具欄，在Microsoft Excel首先使用過。在Word 1.0的界面中，看起來好像有兩個工具欄，實際上僅僅上面的一欄稱作工具欄。有趣的是，底部的按鈕行稱作“Ribbon”。Word 1.0的界面如下圖1所示。

圖1 Word 1.0界面

　　(2) Word 2.0于1992年投放市場，此時，Word用戶界面的基本結構已經固定下來了，就像當前的Word 2003一樣。菜單欄為：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口、幫助，下面是“常用”工具欄和“格式”工具欄。下圖2所示為15年前設計的Word 2.0界面，一直沿用到今天。

圖2 Word 2.0界面

　　(3) Word 6.0運行在當時流行的Windows 3.1上，它的發布給Office市場帶來了巨大的沖擊，這也是Word與WordPerfect競爭的轉折點。Word 6.0中增加了一些新的用戶界面：右擊上下文菜單(right-click context menu)、標簽選項卡對話框(tabbed dialog box)、向導(wizard)、以及沿屏幕底部的工具條。Word 6.0的工具欄數量從原來的2個增加到了6個，因為添加了新功能，菜單也變得更加豐富。Word 6.0的界面如下圖3所示。

圖3 Word 6.0界面

　　(4) Word 95是第一個32位Word應用程序版本，雖然它只是Word 6.0的過渡版本，但也引入了受大多數人歡迎的一個小的創新的功能：帶有紅色曲線的下劃線的拼寫檢查。有些人將Word 95作為簡單的、縮減的、互聯網之前的最后一代文字處理器。

圖4 Word 95界面

　　(5) Office 97是一個轟動一時的產品，不僅對個人還是公司都帶來了巨大的沖擊，創下了軟件銷售的記錄。Word 97標志著一個新的超豐富生產力應用程序時期的開始。

　　Office 97引入了“命令欄”，一個完全定制的用戶界面，實際上與菜單和工具欄相同。每個菜單和工具欄能夠拖放到屏幕的任何地方，可以浮動或者停靠。但是可以認為，在Word 97中最重要的用戶界面(UI)是引入了層級菜單。而在所有以前的Word版本中，菜單是一個單獨的項目列表，容易瀏覽和導航。而Excel從1-2-3復雜的用戶界面(UI)中吸取了線索，已經引入了層級菜單，最后Excel模式成功了，于是Word 97采取了多層次的層級菜單。

　　Office 97也引入了“Office 助手”，它更像是為用戶提供上下文的幫助而設置的。“Office助手”如圖6所示。

圖6 Office助手

　　(6) Office 2000引入了幾個新的UI機制，即：

　　l “自適應菜單(Adaptive Menus)”或“擬人化菜單(Personalized Menus)”。在菜單中首先顯示的是最常用的菜單項(“短”菜單)，而當光標停留在菜單中一會兒后，會自動展開顯示所有的菜單項(“長”菜單)，或者單擊下方向下的雙向箭頭，也會展開顯示所有的菜單項。并且，當用戶使用菜單中不在默認的“短”菜單中的功能時，下次會自動將該菜單項添加到“短”菜單中。用戶可以在“自定義”選項框中選中“始終顯示整個菜單”關閉該功能。“自適應菜單”見圖14所示。

　　l “壓縮的工具欄(rafted toolbars)”。兩個或多個工具欄能夠容納在屏幕的同一行中，默認情況下，“常用”工具欄和“格式”工具欄“被壓縮”在同一行中。由于在同一行中沒有空間監控兩個工具欄，因此最少使用的命令會在最后溢出的區域中，當用戶使用該命令后又會出現在可見的工具欄空間中，就像“自適應菜單”一樣。“壓縮的工具欄”見圖15所示。

圖7 Word 2000界面

　　(7) 在Office XP和Office 2003中引入了任務窗格(Task Pane)，在其中放置新的功能。

　　為什么要改進界面

　　正如Jensen Harris先生所說，Office UI開發團隊的目的就是幫助用戶能夠“無縫地”找到和使用Office中的功能。我想，這可能是界面不斷改進的一個最主要的原因。

　　(1) 功能越來越多，用途也越來越復雜

　　在Word 2.0中，有不到100個命令，工具欄也是簡單有效地復制了在菜單結構中能找到的功能，沒有任何其它的功能僅存在于工具欄中，因此，當時的Word開發團隊能夠較容易地計劃理想的菜單結構，并使它們組織得更有意義。在Word 2.0的界面中能直接且快速地瀏覽菜單，因為大多數菜單少于10項，而且沒有子菜單項。而Word 6.0的工具欄數量從原來的2個增加到了6個。

　　在Office 97中，豐富的功能使它變得更復雜。其工具欄的數量迅速達到了18個，在頂級菜單中的命令數幾乎增加了雙倍。再以Word為例，其頂級菜單已滿，雖然一些一直增加的功能僅僅能在工具欄中執行，但是一些功能仍然需要添加到菜單項中，可是已沒有空間給它們了，而將命令添加到多級菜單中將為新的命令提供更多的空間，這樣也能提供更多的功能，再加上在Excel中的成功應用。因此，在Word 97中也引入了層級菜單。

　　雖然功能越來越多，但用戶的需求是無止境的。因此，Office的每個版本都使開發者集中精力開發新的功能，但這些新功能放在哪里呢?每次都很難決定這些新功能的位置。

　　如果仍然按照以前的用戶界面結構，則在Office 2007中將有比Office 2003多10倍的任務窗格，而在Word 2007中則將發布約100個任務窗格。如何排列和組織呢?因此，任務窗格是最后一次試圖找到調整老樣式UI的一種方法。

　　下面的圖10和圖11演示了從Word 1.0到Word 2003中所包含的頂級菜單項、工具欄和任務窗格的數據對比。

圖10 Word各版本中的頂級菜單項數

圖11 Word 各版本中的工具欄和任務窗格數

　　可以看出，在每個版本中功能數持續增加。下圖 采用餅圖來演示Word在過去15年中的成長過程，可以很清楚地對比各版本Word所帶有的功能。

圖12 Word在每個版本中所添加的功能所占的比例

　　(2) 一些命令難以發現、查找和不方便使用

　　前面提到過，在Word 97中引入了層級菜單，但這也帶來了一些不利的方面，即增加了復雜性。層級菜單使得用戶難以瀏覽命令，每次都必須記住已訪問過哪層菜單，沒有訪問過哪層菜單。曾經一個可視化的簡單的菜單結構，現在由于帶有分支結構而變得更復雜。瀏覽功能已不像查看商品列表，更像在研究一個復雜的數據結構。這樣，對命令不僅難以查找，也不方便使用。

　　在Office 2000中的菜單欄和工具欄實質上都是充滿的，這樣在其中所添加的額外的項目只是整個結構中的很小的一部分，從一個版本到另一個版本時，用戶根據不會注意到新添加的命令，也使得用戶難于發現他們曾經要求的已添加到Office中的功能。總之，這種菜單結構使用戶難以發現和使用新功能。

　　Office XP引入的任務窗格試圖通過在屏幕中增加一個新的矩形框并在其中發現新的功能。任務窗格完全是一個附加物，它不試圖改變現有的菜單欄和工具欄結構，大多數傳統的功能都在菜單和工具欄中，而在任務窗格中放置新的功能。PowerPoint開發團隊在利用任務窗格方面做了大量的工作，一些傳統的功能例如幻燈片切換也遷移到了任務窗格中。但增加的任務窗格并未改進用戶界面，相反，用戶又多了一個要查找功能的地方，給查找某個命令帶來了不方便。

圖13 任務窗格

　　(3) 越來越給人一種“雍腫的”感覺

　　Office 97是一個里程碑式的產品，增加了很多新的功能，但隨之也給用戶界面增加了復雜性，使人開始覺得Office是“雍腫的”。實際上，應用程序本身并不是“雍腫的”，至少，用戶所需求的大量功能表明人們希望UI團隊在這個空間做更多的事情。然而，菜單和工具欄開始顯得與產品的豐富功能不太相稱，這使用戶界面開始感到雍腫。這樣，在Office 2000中引入了新的UI機制來減少這種“雍腫的”感覺，這也標志著最終在Office 2007中重新設計新UI的開始。

　　Office 2000中的“自適應菜單”試圖通過首先顯示最常用的菜單項使頂級菜單更短，當用戶使用菜單時，經常使用的菜單項將創建在“短”菜單中，而很少使用的菜單項會創建在“長”菜單中，如下圖14所示。然而，自適應菜單是不成功的，實際上給界面添加了復雜性。首先，默認的“短”菜單中包含的菜單項是建立在“每個人在Office中僅僅使用同樣的一些功能”假設的基礎上的，但事實是，用戶使用一個很廣范圍內的功能，而不僅僅限于“短”菜單中的功能，因此，某人的理想的“短”菜單并不代表著其它人也常常使用這樣的“短”菜單。其次，如果用戶不能在默認的“短”菜單中找到所需的功能，則必須瀏覽整個菜單，而這個過程需要先瀏覽“短”菜單，再單擊下方的雙向箭頭瀏覽“長”菜單，而在“長”菜單中的菜單項在“短”菜單項之間，因此需要重新瀏覽，這使得工作效率降低。再次，自動定制的功能(即上次使用的菜單項將會出現在默認的“短”菜單中)也使得菜單項更混亂，因為開始時某菜單項在某個位置，之后某個時候它又不在那里了。因此，即使在Office 2007中的一些應用程序(例如Publisher、Project和Visio)仍使用老的用戶界面樣式，但已關閉了默認的“自適應菜單”。

圖14 自適應菜單

　　Office 2000中“壓縮的工具欄”(如圖15所示)也是為了減少“雍腫的”感覺，但與“自適應菜單”一樣，也給用戶界面添加了復雜性。命令的順序不再固定，瀏覽功能也變得低效。

圖15 壓縮工具欄

　　因此，大多數用戶，特別是公司用戶，關閉了這兩項功能。

　　Office XP和Office 2003中的任務窗格也有一些缺點。增加了任務窗格后，所有的菜單和工具欄仍然必須存在，這樣，任務窗格占用了空間而沒有取代任何現有的用戶界面(UI)。并且，Office中現在有“短”菜單、“長”菜單、層級菜單、可視的工具欄、工具欄列表，還有任務窗格，這使得用戶仍然要在多處查找命令，增加了產品的復雜性。任務窗格的出現，也使得每個設計團隊都想將他們的功能作為一個任務窗格，畢竟任務窗格是一個全新且干凈的可放置功能的矩形框。這雖然使得設計者方便了，但卻給用戶帶來了不便。一些任務窗格類似帶多頁的向導，一些事實上是對話框，一些只是帶有一串說明文本的命令。沒有真正考慮如何使所有的任務窗格協調一致，如何在老的UI中發現相關聯的功能，如何一次使用兩個功能。實際上，每個單獨的功能都需要它自已的矩形框。因此，為減少復雜性，在Office 2003中已將任務窗格作為一個可管理的用戶界面(UI)。

　　(4) Microsoft一直努力改進，使產品適合發展的需求

　　正如在前面所看到的，Office界面一直在改進，在向著更方便用戶的方向改進。例如，在Office 2000中引入的“自適應菜單”和“壓縮的工具欄”，原本是試圖改變應用程序給人的“雍腫的”感覺，但適得其反，未獲成功。就像整理房間一樣，只是把一些自認為不常用的東西藏到了床底下，乍一看是好的，但實際上不是。事后分析，這可能與沒預料到計算機硬件和軟件的迅速發展有關。還有更重要的一點是，僅考慮到了一個非常“窄”的范圍的用戶的需求，并且Office也是“保守的”，這點可從在1989年以來其頂級菜單結構從未發生過變化看出來。但這對一些用戶來說也是好事，因為節省了他們需要重新培訓所付出的代價。但是，無論怎樣改變，如果用戶界面的結構沒有發生變化，所有的功能擴充都處在矛盾之中，換句話說，考慮到了這方面，可能會造成另一方面的不便。這樣，給人“雍腫的”感覺仍然會存在。而且每次添加一個新的UI機制時，它都會被塞滿，因為我們僅僅是添加，而從沒有重新組織和移除它們，所以每個版本的復雜性都在持續增加。

　　Office 2007用戶界面設計基礎和思路

　　菜單和工具欄并不是不好，只是Office已經取得了長足的發展，使得菜單和工具欄不能很好的適應，因此，需要對新版本的Office界面進行重新設計，目標是為這些具備完整功能的高效的應用程序創建一個新標準的用戶界面。而今天的Office 2007的用戶界面在很大程度上受益于之前的版本，吸取了以前版本對用戶界面所作改進的經驗和教訓。

　　(1) Office 2007改進的思路

　　有幾種方式來改進菜單和工具欄不成比例的問題。一種是從產品中裁剪掉一半的功能，剩下的作為用戶界面，這實際上要花大量的功夫來重新設計取消的另一半功能命令，但要取消哪一半命令呢?這很難取舍，因為無法想象哪些功能可能是一些人特別喜愛的。

　　另一種方式是將產品分解，例如，Word將會分成8個獨立的應用程序：文本編輯器、打印/頁面預覽程序、表格制作、圖片編輯、畫圖程序、拼寫/語法檢查器、郵件合并引擎和信封/標簽打印機，每一個應用程序都有一個易管理的菜單和工具欄結構。這樣，當安裝Office時，將會在開始菜單中放置65個圖標。但這樣做的話，將完全背離了用戶的要求。因為用戶經常希望UI開發團隊能對應用程序做更多更好的整合。

　　因此，Office UI開發團隊決定不能夠使Office 2007變得更笨重或更“支離破碎”，相反，要使應用程序成為一個整體，并重新創建用戶界面以便于在未來十年里能夠增加更豐富的功能。這也是為什么諸如上下文相關(contextualization)和圖形目錄(組，galleries)等概念對新的UI是如此重要的原因，它們將Office的功能分成更多可管理的單元但又維持著其整體性，而使產品更強大。

　　(2) 大量收集和分析數據，為界面設計提供依據和基礎

　　在用戶安裝Office 2003后不久，一個小氣球會彈出來詢問您是否想“幫助Office做得更好”，如果您單擊它，將會登錄到Microsoft Office用戶體驗改進程序(Microsoft Office Customer Experience Improvement Program)中，此后，您如何使用Office的一些數據信息(匿名的)就會間斷地傳送到Microsoft(注：不必擔心，只是收集使用信息，如軟件如何被使用、在什么硬件上使用等，您個人的數據信息不會被采集)。這些數據匯集到一個巨大的服務器中，供分析和作出決定。

　　下面是所收集的數據類型：命令的使用頻率、經常使用的鍵盤快捷鍵、是否定制了工具欄、……等等。簡而言之，所收集的只是軟件本身的使用，決不會涉及到用戶私人的信息。

　　在Office 2003發布后，共收集了大約13億次會話。在前90天Word中超過3.52億單擊的命令欄。當然，這些數據只是一小部分，不可能保留收集到的所有數據。

　　因此，這些數據也是幫助Office UI開發團隊做出明智的決定，即為Office 12開發新的用戶界面的最主要的原因之一。

　　當然，數據只是輔助，但從中也可以了解到：用戶經常使用哪些命令和不使用哪些命令、哪些命令在其它一些命令之前使用、哪些命令是使用鍵盤操作而很少使用鼠標、用戶的屏幕多大、多少次使Excel最大化、哪些文檔僅使用一次、哪些命令從未使用、東亞地區的用戶經常使用哪些命令、……等等。

　　(3) Word 2003中最常使用的5個命令

　　經過大量的數據分析和調查，在Word 2003中最常用的5個命令是(依先后順序列出)：

　　粘貼、保存、復制、撤銷、加粗

　　在Word 2003中，使用這5個命令的次數大約占所有使用的命令數的32%，僅“粘貼”就占11%，是“保存”所使用次數的2倍。

　　然而，最常使用的10個命令的統計曲線是相當不平坦的。在使用率排第100位的命令(“接受變化”)和第400位的命令(“重設圖片”)之間的命令的使用比例是不同的，但與排在第1位的命令和第11位的命令(“改變字體大小”)之間的命令的使用比例不同大致相同。這表明用戶事實上使用Office的幅度的相當大的，這也給創建新的用戶界面帶來了挑戰。

　　(4) 使用數據來影響和組織Office 2007用戶界面

　　下面是使用這些數據幫助設計Office 2007用戶界面的一個例子。最初，Office UI開發團隊并沒有認真考慮將剪切/復制/粘貼按鈕放在“帶形功能區(Ribbon)”中，每個人都自認為用戶最常的就是使用快捷鍵Ctrl+X/C/V來做這些操作，鼠標用戶則使用單擊右鍵后彈出的上下文菜單項來執行這些操作。直到Office UI開發團隊分析數據后才知道，用戶雖然使用Ctrl+V和在上下文菜單中使用“粘貼”菜單項，但是使用工具欄中的“粘貼”按鈕更多。因此，一旦認識到了“粘貼”按鈕的重要性后，它就被放置在了界面中第一個選項卡左側的第一個大按鈕中。這也是Office 2007界面設計的一個特點，即把最常用的命令放在最顯眼的位置。

　　如果將Office應用程序所使用的命令繪制在一張圖表中，將會得到一條曲線，一些命令的使用將占得多數，而慢慢地每個命令的使用數將逐漸變緩。通過曲線可得知，用戶經常使用哪些命令，也表現出了大多數用戶使用產品的總的格局和平均“深度”。而在一些方面，Office 2003用戶界面已經很好的實現了。因此，現在所需要做的是分析數據并理解它們，使用它們配合設計以達到要實現的更好的目的。

　　一是要尋找值得保留但卻很少使用的功能，幫助用戶找到它們不知道放在哪里的那些有用的功能。這些功能一般是Office已有的，但用戶卻由于不知道而沒有使用，而是在別的地方尋求幫助或者自定義。因此，如果用戶能發現這些功能，他們可能就會喜歡使用它們。例如，在Word中可以在文檔后設置水印圖案，很多人不清楚該功能而詢問如何實現，因此在Word 2007中將其放在了突出的位置，這使得很多用戶將該功能視為“很好的新功能”。當然也有一些例外，如低質量或設計差的功能不管它們在UI中能夠如何容易被發現，都將是不成功的，因此，重新增強一些舊功能而使得它們更引人注目;又如，用戶很少會使用有著不合適名稱的功能，因此，在新UI中變換了一些功能的名稱，讓更多的用戶了解和使用它(但感到矛盾的是，有些用戶已經在使用這些功能，若更換名稱，會給他們帶來不變)。

　　二是尋找不在顯眼的界面中卻頻繁使用的功能。例如，Word中的“上標”，在Word 2003中，雖然它必須通過自定義手動添加到工具欄中，但它的單擊量占“格式”工具條的30%。新的用戶界面不僅突出了用戶喜歡的功能，而且讓更多的用戶能知道并使用它。

　　現在的Office 2007界面

　　(1) 簡潔明了的設計。程序更簡單易用，命令更容易找到。

　　各個按鈕分布在窗口頂部且以分組形式顯示，所需命令就是呈現在用戶眼前，也不會讓包含命令的隱藏工具欄隱藏在菜單或單獨的窗格中，而是提供了一個控制中心，將各種要素集中在一起，使得它們極易被看到。按鈕總是顯示在相應位置，也不會消失。

　　(2) 將命令集形式提供的命令精簡為最常用的命令。用戶最喜歡使用且反復使用的命令被放在了最顯眼的位置。

　　(3) 在“功能區(Ribbon)”中劃分核心任務，每個任務由一個選項卡表示。

　　(4) 許多命令按功能排列開成各個命令集(即組)，將完成某類任務的所有可能需要的命令集中在一起。

　　(5) 許多命令僅在需要時才顯示。即某些命令僅在執行相應操作時才會出現，而不是始終顯示每個命令。

　　(6) 可以自定義“快速訪問工具欄(QAT)”，使它像以前版本中的工具欄一樣。

　　(7) 可方便的在窗口中切換視圖。

　　(8) “功能區”會自動調整以適應屏幕的大小。

　　結語

　　從上面所述可以看出，Office的每一個版本都是盡量融合用戶的需求，朝用戶滿意的方向改進，雖然說有時候可能適得其反。此外，隨著Office的發展，必須有新的用戶界面來適應，而重新設計的Office 2007用戶界面，可以說是一個飛躍和創新。

　　Office軟件本身就是一門藝術，是發展和智慧的結晶。

Office界面的發展歷程(多圖)