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如何做項目計劃,如何落實項目任務

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制定計劃

  制定詳細計劃的第一步是分析交付結果分析結構(DBS)和工作分析結構(WBS)。DBS是對所有需要交付的項 目結果——即項目需要生產的對象——的簡單分解。某些交付結果已經在最初的界定階段得到了確定,而WBS則是對生產上述交付結果需要進行的所有任務的分解。


分析DBS和WBS
  雖然DBS和WBS并不相同,但你可以同時得出這兩者。
  這兩種結構的分析都是以創造性的階段為起點,繼之以一個邏輯性的階段來對產生的各種構想進行評價和排序。這個過程所需要的基本工具概括如下:
■ 粘貼便箋
■ 鋼筆
■ 白板(或其他方便使用的平面)

工作的次序
1、 再次重申界定階段所確定的項目目標。這應該包括你所意識到的任何約束條件。
2、 使用粘貼便箋記錄下對分析DBS或WBS可能有用的東西。此時不要試圖進行評價只需要盡可能的迅速產生構想。加快思考的速度常常有利于激發創造性。
   對于DBS來說。粘貼便箋所記錄的應該是有形的對象——也即名詞,而對于WBS,粘貼便箋記錄的是各類活動——也即動詞。在實際操作中,你可能會產生混淆,但不要讓這一點打斷了思維的連續性。
3、 把完成的便箋粘在白板上,不要擔心出現重復。盡可能多地制作便箋。
4、 一旦你的想法已經窮盡,把交付結果與任務分開。在這個階段你也許還需要寫一些其他的便箋。
5、 尋找對便箋進行歸類的模式。對DBS,常用的是金字塔形的等級結構。在主要的交付結果下面還包含著次一級的對象。對于WBS,歸類的模式可能與任務的執行順序有關,也可以把由同一個人或部門執行的任務分為一組。
同樣,在這個過程中會產生一些新的便箋。

從工作分解結構到行動計劃
在這一階段你已經盡可能多的確定了詳細的工作單元,隨后你就可以開始正式制定計劃。你可以遵循以下步驟,以最有效率的方式完成此項工作:
■ 確定任何無關的任務
■ 確定每項任務所需的資源
■ 確定完成每項任務所需的時間
■ 確定每項任務同計劃中其他任務的關系


1 確定任務無關的任務
  有時你也許不得不把DBS和WBS中某些單元或者整個分支予以剔除,因為他們不屬于你現有項目的范圍。你可能還需要重新寫一寫便箋來澄清需要完成的任務。把任務分解為幾個子任務或者把幾個子任務合并為一個任務。

2 確定需要的資源
  明確完成每一個任務所需要的資源。例如,在搬遷企業的項目中。設計新的辦公室需要一個室內設計師。應該注意,所需要的資源是否會產生預算外的費用。

3 決定需要的時間
  在這個階段只需考慮“任務時間”——任務實際完成所需的時間。注意所使用的時間單位應該保持一致——小時、天、周或月。以后你可能需要把“任務時間”轉換為“實耗時間”。在下面的例子中,7天的任務時間通常需要轉換為9天的實耗時間,除非設計師周末也工作。

4 確定依賴關系
  完成某些任務的次序和時間選擇比較靈活。這些任務可以同時開始并獨立運作,例如,在裝飾房間的項目中,可以在粉刷墻壁的同時安裝窗簾。
然而,某些任務可能具有相互以來的關系。有兩種主要的依賴關系:邏輯依賴關系和資源依賴關系。
■ 邏輯依賴關系是指任務之間具有邏輯上的先后關系。例如,在房間粉刷完畢之前不能鋪設地毯。
■ 資源依賴關系是指兩個任務不能同時進行。例如,如果只有一個人進行粉刷,那么就不能同時進行房門和墻壁的粉刷。


時間與依賴的關系
  任務時間最普遍的關系是“結束——開始”關系——也即在一個任務開始之前另一個任務必須結束。不過你也可以發現下列一些其他關系。
■ 開始——開始
這是指兩個活動必須同時開始。例如,一個將要發布某種新產品的企業,一般會在進行市場營銷活動的同時開展公關和宣傳活動來配合。
■ 結束——結束
這是指兩個任務必須同司結束,某些烹飪菜單要求幾種配料恰到好處的在同一時刻準備好。有經驗的廚師會在合適的時間進行準備以做到這一點。
■ 交錯的開始
在某些情況下。一個任務可以在前一個任務結束之前開始。一個農場主有三臺拖拉機可以同時用來在一塊土地上進行犁地、耙地和播種,因此可以在最短的時間內完成整個工作。各個任務間的時間差取決于不同操作的速度。

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