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下面就來介紹一下如何利用word自動(dòng)生成目錄并動(dòng)態(tài)更新。這里介紹兩種方法:
一、利用大綱級(jí)別自動(dòng)生成目錄
如果要插入目錄,請(qǐng)單擊“插入”菜單,指向“引用”→“索引和目錄”,出現(xiàn)“索引和目錄”的畫面,點(diǎn)擊“目錄”標(biāo)簽,倘若直接按下“確定”按鈕,則會(huì)以黑體字提示“錯(cuò)誤!未找到目錄項(xiàng)”。
那么何謂“目錄項(xiàng)”呢?目錄項(xiàng)即文檔中用來顯示成為目錄內(nèi)容的一段或一行文本。因此,要想自動(dòng)顯示目錄,必先定義目錄項(xiàng)。
目錄項(xiàng)的定義很簡單,點(diǎn)擊“視圖”→“大綱”切換至大綱模式,如下圖所示,大綱模式下文檔各段落的級(jí)別顯示得清楚,選定文章標(biāo)題,將之定義為“1級(jí)”,接著依次選定需要設(shè)置為目錄項(xiàng)的文字,將之逐一定義為“2級(jí)”。當(dāng)然,若有必要,可繼續(xù)定義“3級(jí)”目錄項(xiàng)。
定義完畢,點(diǎn)擊“視圖”→“頁面”回至頁面模式,將光標(biāo)插入文檔中欲創(chuàng)建目錄處,再次執(zhí)行“插入”→“引用”→“索引和目錄”,出現(xiàn)“索引和目錄”畫面,點(diǎn)擊“目錄”標(biāo)簽,則顯示如圖:
一共只定義了二個(gè)級(jí)別的目錄項(xiàng),因此將上圖“顯示級(jí)別”中的數(shù)字改為“2”?!帮@示頁碼”與“頁碼右對(duì)齊”這二項(xiàng)推薦選擇,前者的作用是自動(dòng)顯示目錄項(xiàng)所在的頁面,后者的作用是為了顯示美觀?!爸票矸皩?dǎo)符”即目錄項(xiàng)與右對(duì)齊的頁碼之間區(qū)域的顯示符號(hào),可下拉選擇;此外,有多種目錄顯示格式可供選擇,下拉“格式”就可以看到了。
最后點(diǎn)“確定”,如圖所示,目錄就這樣生成了,包括頁碼都自動(dòng)顯示出來了。按住Ctrl鍵,點(diǎn)擊某目錄項(xiàng),當(dāng)前頁面自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至該目錄項(xiàng)所在的頁碼,很方便吧?
使用這種方法生成目錄還有一個(gè)好處,如果你想更改目錄項(xiàng),可以切換至大綱模式調(diào)整目錄項(xiàng)的內(nèi)容與級(jí)別,然后點(diǎn)擊一下圖中所示的按鈕,目錄就可以自動(dòng)更新了-得來全不費(fèi)功夫! -
二、標(biāo)記索引項(xiàng)自動(dòng)生成目錄
第二種實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成目錄的方法是標(biāo)記索引項(xiàng),即預(yù)先將每個(gè)目錄項(xiàng)標(biāo)記成為一個(gè)索引項(xiàng),最后實(shí)現(xiàn)目錄的生成。具體的操作方法是:
在頁面模式下,選定文章中的第一個(gè)目錄項(xiàng),也就是文章的標(biāo)題,執(zhí)行“插入”→“引用”→“索引和目錄”,出現(xiàn)“索引和目錄”畫面后點(diǎn)擊“索引”標(biāo)簽,接著點(diǎn)擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕,顯示這樣的窗口:
“標(biāo)記”標(biāo)記文章標(biāo)題“一個(gè)文壇獨(dú)行者”為主索引項(xiàng),這時(shí)文中標(biāo)題出現(xiàn)如下字樣(引號(hào)內(nèi)的內(nèi)容):
“{ "一個(gè)文壇獨(dú)行者" }”
接下來定義的是次索引項(xiàng),操作方法同上,但在標(biāo)記時(shí)應(yīng)當(dāng)注意:你所選定的文本內(nèi)容在默認(rèn)情況下會(huì)出現(xiàn)在“主索引項(xiàng)”而不是“次索引項(xiàng)”中,請(qǐng)?jiān)凇按嗡饕?xiàng)”中輸入你選定的文本“新作《阿難》:言情+問題”,同時(shí)在“主索引項(xiàng)”中輸入剛才標(biāo)記過的“一個(gè)文壇獨(dú)行者”,這時(shí)該次索引項(xiàng)后出現(xiàn)如下內(nèi)容:
“{ "一位文壇獨(dú)行者:新作《阿難》:言情+問題" }” 對(duì)了,這些標(biāo)記的主次索引項(xiàng)其實(shí)是一個(gè)域,因此可以不必重復(fù)操作,將引號(hào)內(nèi)的內(nèi)容直接拷貝至下一個(gè)次索引項(xiàng)后即可,要改動(dòng)的只是其中的文字內(nèi)容。如此,可快速地將所有主次索引項(xiàng)一一標(biāo)記完畢。
下面的事情就簡單了,依次選擇菜單“插入”→“引用”→“索引和目錄”,在彈出的窗口中設(shè)定:
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